Erste Mitarbeiter einstellen: Pflichten als Arbeitgeber

Sobald Sie die erste Person einstellen, werden Sie Arbeitgeber und übernehmen Melde-, Zahlungs- und Schutzpflichten. Vor dem ersten Arbeitstag brauchen Sie eine Betriebsnummer und eine Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft. Danach melden Sie die Beschäftigten bei der Krankenkasse an, rechnen jeden Monat Lohn ab und führen Steuern und Beiträge pünktlich ab. Hinzu kommen Arbeitsvertrag, Mindestlohn, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz.

Ob Sie überhaupt fest einstellen sollten und welche Beschäftigungsformen es gibt, steht im Bereich Personal und Arbeitsrecht. Dieser Artikel führt Schritt für Schritt durch die Pflichten bei der ersten Einstellung.

Vor dem ersten Arbeitstag

1. Betriebsnummer beantragen

Jeder Betrieb, der Beschäftigte meldet, braucht eine Betriebsnummer. Sie wird beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt und ist kostenlos. Ohne sie können Sie keine Anmeldung zur Sozialversicherung abgeben. Beantragen Sie sie rechtzeitig vor Arbeitsbeginn.

2. Bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Beschäftigte sind über die gesetzliche Unfallversicherung gegen Arbeits- und Wegeunfälle versichert. Träger sind die Berufsgenossenschaften, zuständig ist die für Ihre Branche. Die Anmeldung muss innerhalb einer Woche nach Eröffnung des Unternehmens bzw. Beginn der Tätigkeit erfolgen. Die Beiträge zahlt allein der Arbeitgeber. Manche Berufsgenossenschaften versichern auch Unternehmer selbst pflichtweise, bei anderen ist eine freiwillige Versicherung möglich. Mehr zu betrieblichen Versicherungen steht im Bereich Versicherungen.

3. Arbeitsvertrag und Nachweis der Arbeitsbedingungen

Ein Arbeitsvertrag kann zwar mündlich geschlossen werden, die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen Sie nach dem Nachweisgesetz aber schriftlich festhalten und aushändigen. Dazu gehören unter anderem Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfristen und Probezeit. Eine Befristung ist nur wirksam, wenn sie vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart wurde.

4. Unterlagen der neuen Person einholen

Für die Abrechnung brauchen Sie unter anderem:

• Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum für den Abruf der Lohnsteuermerkmale
• Sozialversicherungsnummer
• Name der gewählten Krankenkasse
• Bankverbindung
• Angaben zu weiteren Beschäftigungen, wichtig bei Minijobs und Mehrfachbeschäftigung
• bei Bedarf Nachweise zur Arbeitserlaubnis

Meldungen und Abrechnung

Anmeldung zur Sozialversicherung

Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte melden Sie elektronisch bei der Krankenkasse an, die die Person gewählt hat. Die Anmeldung erfolgt über ein zertifiziertes Lohnprogramm oder das Meldeportal der Sozialversicherung. Sie ist mit der ersten Lohnabrechnung fällig, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In bestimmten Branchen, etwa Bau, Gastronomie, Transport oder Gebäudereinigung, ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme Pflicht. Minijobs werden bei der Minijob-Zentrale gemeldet, Einzelheiten im Artikel Minijobber beschäftigen.

Lohnsteuer

Als Arbeitgeber rufen Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) der Beschäftigten beim Finanzamt ab, also Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal. Jeden Lohnzahlungszeitraum behalten Sie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, soweit er anfällt, und Kirchensteuer ein. Diese melden Sie mit der Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER und führen sie an das Finanzamt ab. Den Turnus legt das Finanzamt nach der Höhe der Lohnsteuer fest, zu Beginn ist häufig eine monatliche Anmeldung üblich.

Sozialversicherungsbeiträge

Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge, also Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile, überweisen Sie an die Krankenkasse, die sie an die übrigen Zweige weiterleitet. Fällig sind sie in voraussichtlicher Höhe am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats, nicht erst im Folgemonat. Der Beitragsnachweis muss vorher bei der Kasse eingegangen sein. Das überrascht viele Gründer, weil Beiträge damit oft vor der Lohnzahlung fällig werden.

Umlagen

Kleine Betriebe nehmen in der Regel am Umlageverfahren U1 teil, das Arbeitgebern einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit erstattet. Die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen und die Insolvenzgeldumlage zahlen grundsätzlich alle Arbeitgeber.

Arbeitsrechtliche Pflichten im Alltag

Pflicht	Was Sie tun müssen
Mindestlohn	seit 1. Januar 2026 mindestens 13,90 Euro brutto je Stunde, ab 2027 ist eine weitere Erhöhung beschlossen
Arbeitszeit	Arbeitszeiten erfassen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten einhalten
Urlaub	gesetzlicher Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche
Entgeltfortzahlung	bei Krankheit bis zu sechs Wochen, nach vier Wochen Beschäftigung
Gleichbehandlung	keine Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, schon in der Stellenanzeige
Datenschutz	Beschäftigtendaten nur für Zwecke des Arbeitsverhältnisses verarbeiten
Aufbewahrung	Lohnunterlagen und Arbeitszeitnachweise geordnet aufbewahren

Die Grundregeln zu Probezeit, Kündigung und Urlaub fasst der Bereich Personal und Arbeitsrecht zusammen.

Arbeitsschutz ab der ersten Person

Mit der ersten beschäftigten Person gilt das Arbeitsschutzgesetz. Kernpflicht ist die Gefährdungsbeurteilung: Sie ermitteln, welche Gefahren an den Arbeitsplätzen bestehen, legen Maßnahmen fest und dokumentieren das. Dazu kommen:

• Unterweisung der Beschäftigten vor Arbeitsbeginn und regelmäßig danach
• betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung, für Kleinbetriebe oft im vereinfachten Unternehmermodell der Berufsgenossenschaft
• Erste Hilfe: Material, Aushang, bei Bedarf ausgebildete Ersthelfer
• Aushang bestimmter Gesetze, etwa Arbeitszeitgesetz und Mutterschutzgesetz, wenn sie einschlägig sind

Die Berufsgenossenschaften stellen Branchenhilfen und Vorlagen für die Gefährdungsbeurteilung bereit.

Was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Kalkulieren Sie nicht nur den Bruttolohn. Zum Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung kommen Umlagen, Unfallversicherung, Arbeitsplatz und Ausstattung, Lohnabrechnung sowie bezahlte Ausfallzeiten durch Urlaub, Feiertage und Krankheit. Rechnen Sie deshalb mit den tatsächlich produktiven Stunden und prüfen Sie, ob Ihr Umsatz die Stelle trägt. Die Kosten gehören in Ihre Liquiditätsplanung, denn Löhne und Beiträge sind jeden Monat fällig, auch wenn Kunden später zahlen.

Pflichten, die mit der Größe wachsen

Manche Regeln greifen erst ab einer bestimmten Zahl von Beschäftigten. Behalten Sie diese Schwellen im Blick, wenn das Team wächst:

Schwelle	Was dann gilt
ab fünf wahlberechtigten Beschäftigten	Beschäftigte können einen Betriebsrat wählen
mehr als zehn Arbeitnehmer	allgemeiner Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz
in der Regel ab 20 Personen mit Datenverarbeitung	Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten
ab 20 Arbeitsplätzen	Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen, sonst Ausgleichsabgabe

Bei der Zählung gelten je nach Gesetz unterschiedliche Regeln, etwa für Teilzeitkräfte und Auszubildende. Prüfen Sie im Einzelfall, wie Ihr Betrieb gezählt wird.

Förderung bei der Einstellung

Unter bestimmten Voraussetzungen unterstützt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter Einstellungen mit einem Eingliederungszuschuss zum Arbeitsentgelt, etwa wenn eine Person längere Zeit arbeitslos war oder eingearbeitet werden muss. Es handelt sich um Ermessensleistungen, die vor Abschluss des Arbeitsvertrags beantragt werden müssen. Fragen Sie beim Arbeitgeber-Service der Agentur nach, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.

Einarbeitung und Personalunterlagen

Mit der ersten Einstellung lohnt es sich, einfache Strukturen zu schaffen, die später mitwachsen. Legen Sie für jede beschäftigte Person eine Personalakte an, digital oder auf Papier, mit Vertrag, Nachweis der Arbeitsbedingungen, Meldebestätigungen und Unterweisungen. Bereiten Sie den ersten Arbeitstag vor: Arbeitsplatz, Zugänge, Ansprechpartner und ein Plan für die ersten Wochen. Klären Sie früh, wie Arbeitszeiten erfasst, Urlaub beantragt und Krankmeldungen mitgeteilt werden. Das spart Missverständnisse und erleichtert die nächste Einstellung.

Typische Fehler

• Zu spät gemeldet: Betriebsnummer oder Berufsgenossenschaft fehlen beim Arbeitsbeginn.
• Sofortmeldung übersehen: In meldepflichtigen Branchen drohen Bußgelder.
• Beitragsfälligkeit verkannt: Beiträge werden erst im Folgemonat gezahlt, es entstehen Säumniszuschläge.
• Kein schriftlicher Nachweis: Die wesentlichen Arbeitsbedingungen sind nicht dokumentiert.
• Befristung per Handschlag: Die mündliche Befristung ist unwirksam, das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet.
• Keine Gefährdungsbeurteilung: Arbeitsschutz wird erst nach einem Unfall zum Thema.
• Kosten unterschätzt: Nur der Bruttolohn wird kalkuliert.

Checkliste erste Einstellung