Steuern und Buchführung für Gründer

Steuern gehören zu den Themen, vor denen Gründer den meisten Respekt haben, und zu denen, bei denen Fehler am teuersten werden können. Das Grundprinzip ist aber überschaubar: sich rechtzeitig anmelden, die richtigen Steuerarten kennen, Belege ordentlich sammeln, Fristen einhalten und Geld für Steuerzahlungen zurücklegen. Diese Seite gibt den Überblick. Für die individuelle Planung ist eine Steuerberatung sinnvoll, besonders im ersten Jahr.

Anmeldung beim Finanzamt

Nach der Gewerbeanmeldung oder, bei freien Berufen, mit Aufnahme der Tätigkeit melden Sie sich beim Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er wird elektronisch über ELSTER übermittelt. Darin geben Sie unter anderem an, welche Tätigkeit Sie ausüben, welchen Umsatz und Gewinn Sie im ersten und zweiten Jahr erwarten und ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen. Aus diesen Angaben setzt das Finanzamt die Steuervorauszahlungen fest. Schätzen Sie realistisch: Zu hohe Werte belasten die Liquidität, zu niedrige führen später zu Nachzahlungen.

Die Steuerarten

Einkommensteuer und Körperschaftsteuer

Gewinne von Einzelunternehmen und Personengesellschaften versteuern die Inhaber persönlich mit der Einkommensteuer, zusammen mit ihren übrigen Einkünften. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG zahlen Körperschaftsteuer auf ihren Gewinn; was an Gesellschafter ausgeschüttet wird, ist dort noch einmal steuerpflichtig.

Gewerbesteuer

Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer an die Gemeinde, deren Höhe vom Hebesatz abhängt. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag, und die gezahlte Gewerbesteuer wird bei ihnen teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet. Freie Berufe zahlen keine Gewerbesteuer.

Umsatzsteuer

Unternehmen stellen ihren Kunden in der Regel Umsatzsteuer in Rechnung und führen sie an das Finanzamt ab. Im Gegenzug können sie die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen als Vorsteuer abziehen. Der Regelsteuersatz liegt bei 19 Prozent, für bestimmte Waren und Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, und manche Umsätze sind steuerfrei. Die Umsatzsteuer wird über Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich gemeldet und gezahlt, dazu kommt eine Jahreserklärung.

Kleinunternehmerregelung

Unternehmen mit geringem Umsatz können die Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuergesetzes wählen. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus und geben in der Regel keine Voranmeldungen ab, können aber auch keine Vorsteuer abziehen. Maßgeblich sind gesetzliche Umsatzgrenzen für das Vorjahr und das laufende Jahr; wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung. Prüfen Sie die aktuellen Grenzen beim Finanzamt oder in ELSTER, bevor Sie sich entscheiden.

Buchführung und Gewinnermittlung

Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz

Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht nach Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind und bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten, ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Sie stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber und wird elektronisch mit der Anlage EÜR übermittelt. Kaufleute im Handelsregister oberhalb der Befreiungsgrenzen sowie alle Kapitalgesellschaften erstellen eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung.

Ordnung im Belegwesen

Jede Buchung braucht einen Beleg. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form (GoBD) verlangen, dass Aufzeichnungen vollständig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sind. Eine Buchhaltungssoftware oder die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei hilft dabei. Bücher, Abschlüsse und Belege müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden; die genauen Fristen hängen von der Art der Unterlage ab.

E-Rechnung

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland setzt sich die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format durch. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, wird schrittweise eingeführt. Eine PDF-Datei per E-Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wählen Sie von Anfang an eine Rechnungssoftware, die die Formate beherrscht.

Liquidität und Controlling

Steuern werden oft Monate nach dem Umsatz fällig. Legen Sie deshalb einen festen Anteil jeder Einnahme auf ein separates Konto zurück, damit Vorauszahlungen und Nachzahlungen Sie nicht überraschen. Ein einfaches monatliches Controlling vergleicht Plan und Ist: Umsatz, Kosten, offene Forderungen und Kontostand. So erkennen Sie früh, wenn der Liquiditätsplan nicht aufgeht.

Zahlungsverkehr und Mahnwesen

Ein eigenes Geschäftskonto trennt private und betriebliche Zahlungen. Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, etwa Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zahlt ein Kunde nicht, hilft ein klarer Ablauf: freundliche Erinnerung, Mahnung mit Frist und, wenn nötig, das gerichtliche Mahnverfahren.

Wann eine Steuerberatung sinnvoll ist

Spätestens bei der ersten Steuererklärung, bei einer GmbH oder UG, bei Personal und bei grenzüberschreitenden Geschäften lohnt sich professionelle Hilfe. Die Kosten sind Betriebsausgaben. Viele Gründer übernehmen die laufende Belegerfassung selbst und lassen Abschluss und Erklärungen von der Kanzlei machen.