EÜR oder Bilanz: welche Buchhaltung Gründer brauchen

Die meisten Gründer kommen mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus: Sie stellen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber und übermitteln das Ergebnis mit der Anlage EÜR. Eine Bilanz mit doppelter Buchführung brauchen GmbH und UG immer, außerdem Kaufleute und Gewerbetreibende, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Welche Gruppe auf Sie zutrifft, hängt vor allem von der Rechtsform und der Größe ab.

Den Überblick über alle Steuerthemen finden Sie unter Steuern und Buchführung für Gründer.

Wer bilanzieren muss

Die Pflicht zur Buchführung kann sich aus dem Handelsrecht oder aus dem Steuerrecht ergeben.

Unternehmensform	Gewinnermittlung	Grundlage
Freiberufler, auch als Partnerschaft oder GbR	EÜR, unabhängig von Umsatz und Gewinn	keine Buchführungspflicht
Kleingewerbe ohne Handelsregistereintrag	EÜR, bis das Finanzamt zur Buchführung auffordert	§ 141 AO
Eingetragener Kaufmann (e. K.)	EÜR möglich, solange die HGB-Grenzen nicht überschritten sind	§ 241a HGB
OHG und KG	Bilanz	Handelsrecht
GmbH, UG und andere Kapitalgesellschaften	Bilanz, immer	Handelsrecht

Die Grenzen

Für Einzelkaufleute und Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gelten seit 2024 dieselben Werte: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr. Die Mechanik unterscheidet sich aber:

• Handelsrecht (§ 241a HGB): Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen beide Grenzen nicht überschreiten. Bei einer Neugründung genügt es, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag darunter liegen.
• Steuerrecht (§ 141 AO): Gewerbetreibende, die eine der Grenzen überschreiten, werden vom Finanzamt schriftlich aufgefordert. Die Buchführungspflicht beginnt dann mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung folgt. Ohne Mitteilung keine Pflicht.

Freiberufler fallen nicht unter § 141 AO. Ein Steuerberater oder eine Ärztin mit hohem Gewinn darf also bei der EÜR bleiben, solange keine Kapitalgesellschaft dazwischen steht.

Die Einnahmenüberschussrechnung

Das Prinzip

Die EÜR ist eine Geldrechnung. Gebucht wird, wenn Geld fließt: Eine Rechnung vom Dezember, die der Kunde im Januar bezahlt, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Das nennt sich Zufluss- und Abflussprinzip. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen gibt es eine Ausnahme rund um den Jahreswechsel, die einen kurzen Zeitraum vor und nach dem 31. Dezember betrifft.

Was trotzdem zu beachten ist

Ganz ohne Buchhaltungsregeln geht es auch bei der EÜR nicht:

• Abschreibungen: Teure Anschaffungen wie Computer oder Fahrzeuge werden über die Nutzungsdauer verteilt, nicht im Jahr der Zahlung voll abgezogen. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einer gesetzlichen Grenze dürfen sofort abgesetzt werden.
• Anlageverzeichnis: Abnutzbare Wirtschaftsgüter gehören in ein Verzeichnis mit Anschaffungsdatum, Kosten und Abschreibung.
• Umsatzsteuer: Wer nicht Kleinunternehmer ist, bucht vereinnahmte Umsatzsteuer als Einnahme und gezahlte Umsatzsteuer und Vorsteuer als Ausgabe.
• Private Nutzung: Ein Firmenwagen oder ein Telefon, das auch privat genutzt wird, führt zu einer Privatentnahme, die den Gewinn erhöht.
• Ordnung: Auch EÜR-Rechner müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form (GoBD) einhalten: Aufzeichnungen vollständig, zeitnah, geordnet und nachvollziehbar.

Abgabe

Die EÜR wird elektronisch mit der Anlage EÜR an das Finanzamt übermittelt, zusammen mit der Einkommensteuererklärung. Ein formloser Zettel genügt nicht.

Die Bilanz

Doppelte Buchführung

Wer bilanziert, bucht jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten, im Soll und im Haben. Am Jahresende entsteht ein Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bei Kapitalgesellschaften ergänzt um einen Anhang. Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden zum Stichtag, die Gewinn- und Verlustrechnung den Erfolg des Jahres.

Der wichtigste Unterschied: Forderungen statt Zahlungen

In der Bilanz zählt nicht der Zahlungseingang, sondern die erbrachte Leistung. Eine Rechnung vom Dezember wird im Dezember als Ertrag gebucht, auch wenn das Geld erst im Januar kommt. Dazu kommen Rückstellungen für ungewisse Verpflichtungen, Rechnungsabgrenzungen und eine Inventur der Bestände zum Stichtag.

Zusätzliche Pflichten

Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenlegen. Die Bilanz wird zudem als E-Bilanz elektronisch an das Finanzamt übermittelt. In der Praxis übernimmt das fast immer eine Steuerberatung.

EÜR und Bilanz im Vergleich

Merkmal	EÜR	Bilanz
Buchungszeitpunkt	Zahlung	Leistung und Rechnung
Buchführung	einfache Aufzeichnungen	doppelte Buchführung
Inventur	nicht nötig	zum Abschlussstichtag
Rückstellungen	nicht möglich	möglich und teils Pflicht
Aufwand und Beratungskosten	gering bis mittel	deutlich höher
Steuerlicher Spielraum	Zahlungen zeitlich steuerbar	weniger Gestaltung über Zahlungszeitpunkte
Aussagekraft für Banken	begrenzt	höher

Was die Wahl für Ihre Planung bedeutet

Die EÜR ist einfach, aber sie zeigt nicht alles. Wer viele offene Rechnungen hat, sieht in der EÜR einen niedrigen Gewinn, obwohl das Geschäft gut läuft. Umgekehrt kann eine Bilanz einen Gewinn zeigen, obwohl das Konto leer ist. Deshalb ersetzt keine der beiden Methoden die Liquiditätsplanung. Führen Sie zusätzlich eine Übersicht über offene Forderungen und künftige Zahlungen.

Wenn Sie die Rechtsform noch wählen, gehört der Buchhaltungsaufwand in die Entscheidung. Eine UG mit wenig Umsatz hat dieselben Abschlusspflichten wie eine große GmbH. Wer anfangs klein startet, unterschätzt diese laufenden Kosten leicht.

Der Wechsel von der EÜR zur Bilanz

Wächst ein Einzelunternehmen über die Grenzen oder wird es in eine GmbH eingebracht, wechselt die Gewinnermittlung. Dafür ist eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Weil die EÜR nach Zahlungen und die Bilanz nach Leistungen rechnet, entstehen beim Wechsel Korrekturen, zum Beispiel für offene Forderungen, die in der EÜR noch nicht als Einnahme erfasst waren. Daraus kann ein Übergangsgewinn entstehen, der auf Antrag auf mehrere Jahre verteilt werden kann. Planen Sie diesen Schritt mit einer Steuerberatung und rechtzeitig vor dem ersten bilanzpflichtigen Jahr.

Monatlicher Blick auf die Zahlen

Wer nur einmal im Jahr für die Steuererklärung bucht, erfährt zu spät, wie das Geschäft läuft. Buchen Sie deshalb mindestens monatlich und vergleichen Sie Umsatz, Kosten und Ergebnis mit Ihrer Planung. Bei der EÜR ist das mit wenig Aufwand möglich, weil die Zahlen direkt aus dem Konto kommen. Bei der Bilanz liefert die Kanzlei meist eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung, die Banken auch bei Kreditanfragen sehen wollen.

Software oder Steuerberatung?

Eine EÜR lässt sich mit einer einfachen Buchhaltungssoftware gut selbst erstellen, wenn die Zahl der Belege überschaubar ist. Viele Programme verbinden sich mit dem Geschäftskonto, ordnen Zahlungen Belegen zu und erzeugen die Anlage EÜR. Bei einer Bilanz übernehmen die meisten Unternehmen nur die laufende Erfassung selbst und lassen Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen von einer Kanzlei erstellen.

Belege aufbewahren

Unabhängig von der Methode müssen Unterlagen aufbewahrt werden. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge seit 2025 in der Regel acht Jahre, empfangene und versandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Elektronisch empfangene Unterlagen wie E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden; ein Ausdruck reicht nicht.

Typische Fehler

• Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum: In der EÜR zählt der Zahlungstag, nicht das Rechnungsdatum.
• Laptop voll abgesetzt: Teure Anschaffungen müssen oft abgeschrieben werden, statt sie sofort abzuziehen.
• Privatanteile vergessen: Private Nutzung von Betriebsvermögen erhöht den Gewinn.
• UG ohne Abschluss geplant: Gründer einer UG rechnen die Kosten für Jahresabschluss und Offenlegung nicht ein.
• Aufforderung ignoriert: Wer vom Finanzamt zur Buchführung aufgefordert wird, muss ab dem folgenden Wirtschaftsjahr bilanzieren und eine Eröffnungsbilanz aufstellen.

Checkliste Buchhaltung