Mahnwesen für kleine Unternehmen: offene Rechnungen eintreiben

Offene Rechnungen treiben Sie in drei Stufen ein: freundliche Zahlungserinnerung, Mahnung mit Frist und, wenn das nicht hilft, das gerichtliche Mahnverfahren. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist ein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug, bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ab dann schuldet er Verzugszinsen, im Geschäftsverkehr zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro.

Ein geordnetes Mahnwesen ist Teil der Buchhaltung und schützt die Liquidität. Die übrigen Pflichten rund um Rechnungen, Belege und Steuern finden Sie unter Steuern und Buchführung für Gründer.

Warum Gründer konsequent mahnen sollten

Für junge Unternehmen sind Zahlungsausfälle besonders gefährlich. Rücklagen sind klein, laufende Kosten müssen trotzdem gezahlt werden, und oft hängt die eigene Zahlungsfähigkeit an wenigen Kunden. Viele Gründer zögern trotzdem mit dem Mahnen, aus Sorge um die Kundenbeziehung. Dabei gilt: Ein sachliches, früh verschicktes Schreiben wirkt professionell. Wer dagegen monatelang wartet, signalisiert, dass Zahlungsziele verhandelbar sind. Wie Sie Engpässe vorausschauend erkennen, zeigt die Liquiditätsplanung.

Vorbeugen: Zahlungsausfälle vermeiden

Das beste Mahnwesen beginnt vor der Rechnung:

• Klare Zahlungsziele: Nennen Sie auf der Rechnung ein konkretes Datum, etwa „zahlbar bis 15. März“, statt „zahlbar sofort“. Ein Kalenderdatum begründet den Verzug ohne Mahnung.
• Vollständige Rechnungen: Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben werden von Geschäftskunden oft zurückgehalten.
• Abschläge und Vorkasse: Bei größeren Aufträgen und neuen Kunden sind Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt üblich.
• Schnell abrechnen: Je länger zwischen Leistung und Rechnung liegt, desto später kommt das Geld.
• Bonität prüfen: Bei großen Aufträgen von unbekannten Geschäftskunden lohnt ein Blick in öffentlich zugängliche Register oder eine Auskunft.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Der Verzug ist der rechtliche Dreh- und Angelpunkt. Erst ab Verzug schuldet der Kunde Zinsen und Kostenersatz.

Situation	Verzug tritt ein
Fester Zahlungstermin nach Kalender vereinbart	am Tag nach dem Termin, ohne Mahnung
Kein fester Termin, Mahnung nach Fälligkeit	mit Zugang der Mahnung
Keine Mahnung, Geschäftskunde	spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung
Keine Mahnung, Verbraucher	nach 30 Tagen nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist

Die Beweislast für den Zugang von Rechnung und Mahnung liegt bei Ihnen. Bei wichtigen Beträgen ist ein Versand mit Nachweis sinnvoll, etwa per Einschreiben oder per E-Mail mit Lesebestätigung und anschließender schriftlicher Bestätigung.

Was Ihnen bei Verzug zusteht

Anspruch	Verbraucher	Unternehmen
Verzugszinsen	5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz	9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Pauschale	keine	40 Euro, wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet
Kosten der Rechtsverfolgung	nachgewiesene Kosten ab Verzug, etwa Anwalt oder Inkasso in angemessener Höhe	ebenso

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli veröffentlicht. Rechnen Sie die Zinsen tagesgenau ab Verzugsbeginn.

Die Mahnstufen in der Praxis

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Freundlich, kurz, ohne Vorwurf. Viele Zahlungen bleiben schlicht liegen. Nennen Sie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und ein neues Zahldatum, etwa sieben bis zehn Tage später, und hängen Sie die Rechnung erneut an.

Stufe 2: Mahnung

Deutlich, aber sachlich. Die Mahnung bezeichnet die Forderung genau, setzt eine kurze, konkrete Frist und kündigt an, dass Sie danach gerichtliche Schritte einleiten. Ab dieser Stufe können Sie Verzugszinsen und gegebenenfalls die Pauschale geltend machen. Eine dritte Mahnung ist rechtlich nicht nötig und verzögert oft nur.

Was in eine Mahnung gehört

Bestandteil	Beispiel
Betreff	Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-041 vom 3. März
Forderung	offener Betrag, Leistungsbeschreibung in Stichworten, ursprüngliches Zahlungsziel
Zahlungsfrist	konkretes Datum, etwa sieben Tage nach Zugang
Zusatzforderungen	Verzugszinsen ab Verzugsbeginn, bei Geschäftskunden die Pauschale
Ankündigung	Hinweis, dass nach Fristablauf ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird
Zahlungsdaten	Bankverbindung, Verwendungszweck mit Rechnungsnummer

Der Ton bleibt sachlich. Drohungen, Vorwürfe oder Hinweise an Dritte schaden eher, als dass sie helfen. Halten Sie fest, wann und wie die Mahnung verschickt wurde.

Stufe 3: Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso

Reagiert der Kunde nicht, haben Sie zwei Wege: das gerichtliche Mahnverfahren, das Sie selbst betreiben können, oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder einer Anwaltskanzlei. Bei bestrittenen Forderungen, etwa wegen behaupteter Mängel, ist frühzeitige Rechtsberatung sinnvoll, weil es dann ohnehin vor Gericht geht.

Vor der dritten Stufe lohnt ein Telefonat. Manchmal steckt ein Liquiditätsproblem dahinter, und eine Ratenzahlungsvereinbarung bringt mehr als ein Verfahren. Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren für Geldforderungen. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist, sondern nur die Formalien. So läuft es ab:

1. Antrag auf Mahnbescheid. Er wird beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes gestellt, in der Regel über das Online-Portal der Justiz. Privatpersonen und Unternehmen ohne Anwalt können den Antrag dort ausfüllen und ausgedruckt einreichen oder elektronisch übermitteln.
2. Zustellung. Das Gericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu.
3. Widerspruch oder Zahlung. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Legt er Widerspruch ein, geht die Sache auf Antrag in ein normales Gerichtsverfahren über.
4. Vollstreckungsbescheid. Ohne Widerspruch beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Achten Sie auf die Frist: Wird er nicht innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt, entfällt dessen Wirkung.
5. Einspruch oder Vollstreckung. Gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner binnen zwei Wochen Einspruch einlegen. Danach ist er ein Titel, mit dem Sie über den Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen können.

Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung und sind im Vergleich zu einer Klage gering. Sie werden im Bescheid dem Schuldner auferlegt, müssen aber zunächst von Ihnen vorgestreckt werden. Ein Mahnbescheid hemmt außerdem die Verjährung.

Verjährung im Blick behalten

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Kritisch wird es zum Jahresende: Forderungen aus dem drittletzten Jahr verjähren am 31. Dezember. Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf, ein zugestellter Mahnbescheid schon. Prüfen Sie Ihre offenen Posten deshalb spätestens im Herbst.

Steuerliche Seite

Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, versteuert Einnahmen erst, wenn sie zufließen. Bei Bilanzierung und bei der Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten ist das anders: Die Umsatzsteuer schulden Sie bereits mit der Leistung. Fällt eine Forderung endgültig aus, können Sie die Umsatzsteuer berichtigen. Lassen Sie sich die Voraussetzungen von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Fehlt durch säumige Kunden kurzfristig Geld, ist eine teure Überbrückung selten die beste Lösung. Welche Möglichkeiten es gibt und wo die Risiken liegen, beschreibt der Artikel Minikredit für Gründer.

Typische Fehler

• Zu lange warten: Je älter eine Forderung, desto schlechter die Aussichten.
• Kein festes Zahlungsziel: Ohne Kalenderdatum braucht es eine Mahnung, um den Verzug auszulösen.
• Unklare Mahnungen: Ohne Rechnungsnummer, Betrag und Frist ist ein Schreiben wenig wirksam.
• Fantasiegebühren: Pauschale Mahngebühren ohne Grundlage machen Sie angreifbar.
• Verjährung übersehen: Forderungen verjähren zum Jahresende, nicht drei Jahre nach Rechnungsdatum.
• Keine Dokumentation: Ohne Nachweis über Zugang und Fristen wird es im Streit schwierig.

Checkliste Mahnwesen