Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen

Nach der Gründung müssen Sie sich beim Finanzamt melden, und das geschieht mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER zu übermitteln. Neben Formalien enthält er mehrere Entscheidungen, die Ihre ersten Jahre prägen: Kleinunternehmer ja oder nein, Ist- oder Sollversteuerung und die Höhe der Steuervorauszahlungen.

Diese Seite führt durch die wichtigsten Abschnitte. Den Gesamtüberblick über Steuerarten und Fristen finden Sie unter Steuern und Buchführung für Gründer.

Wann und wo der Fragebogen fällig ist

Gewerbetreibende melden zuerst ihr Gewerbe bei der Gemeinde an. Wie das abläuft, erklärt der Artikel Gewerbe anmelden. Die Gemeinde informiert das Finanzamt, das Sie unter Umständen zur Abgabe des Fragebogens auffordert. Warten Sie darauf nicht: Die Pflicht zur Meldung besteht unabhängig von einer Aufforderung. Freiberufler melden kein Gewerbe an. Für sie ist der Fragebogen die einzige Anmeldung.

ELSTER bietet je nach Rechtsform eigene Varianten an:

Variante	Für wen
Einzelunternehmen	Gewerbetreibende, Freiberufler und Land- und Forstwirte als Einzelperson
Personengesellschaft	GbR, OHG, KG und Partnerschaftsgesellschaft
Kapitalgesellschaft	GmbH, UG und andere Körperschaften

Planen Sie die ELSTER-Registrierung früh ein. Die Aktivierungsdaten kommen per Post, und ohne Zertifikat können Sie nichts übermitteln.

Die Abschnitte im Einzelnen

Die genaue Gliederung unterscheidet sich je nach Variante und Version. Inhaltlich fragt das Finanzamt aber immer dieselben Bereiche ab.

Persönliche Angaben und Bankverbindung

Name, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer und bei Verheirateten die Angaben zum Ehepartner. Dazu die Bankverbindung für Erstattungen und gegebenenfalls eine Steuerberatung, die als Empfangsbevollmächtigte eingetragen wird.

Angaben zum Unternehmen

Hier beschreiben Sie Ihre Tätigkeit. Diese Beschreibung ist wichtiger, als viele denken: Sie entscheidet mit, ob das Finanzamt Sie als Freiberufler oder als Gewerbetreibenden einordnet. Schreiben Sie konkret, was Sie tun, statt einer Marketingformel. „Programmierung individueller Software für Unternehmen“ ist klarer als „digitale Lösungen“. Die Abgrenzung erklärt der Artikel Freiberufler oder Gewerbetreibender.

Außerdem gefragt sind Beginn der Tätigkeit, Betriebsanschrift, ob es sich um eine Neugründung oder eine Übernahme handelt und ob ein Eintrag im Handelsregister besteht.

Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Sie schätzen Ihre Einkünfte für das Gründungsjahr und das Folgejahr, getrennt nach Einkunftsarten. Hier gehört auch hinein, was Sie aus einer Anstellung, aus Vermietung oder aus Kapitalerträgen erwarten, damit das Finanzamt die Steuerlast insgesamt einschätzen kann.

Aus diesen Angaben setzt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen zur Einkommensteuer fest, bei Gewerbetreibenden später über die Gemeinde auch zur Gewerbesteuer. Die Schätzung ist ein Balanceakt:

• Zu hoch geschätzt: Sie zahlen Geld vorab, das in der Anlaufphase fehlt.
• Zu niedrig geschätzt: Nach der ersten Steuererklärung kommen Nachzahlung und höhere Vorauszahlungen gleichzeitig. Das ist eine typische Liquiditätskrise im zweiten oder dritten Jahr.

Nehmen Sie die Werte aus Ihrem Businessplan, rechnen Sie Anlaufkosten ehrlich ein und legen Sie unabhängig von den Vorauszahlungen Geld für Steuern zurück.

Gewinnermittlung

Sie geben an, ob Sie Ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung oder per Bilanz ermitteln. Für die meisten Einzelunternehmer und Freiberufler ist die Einnahmenüberschussrechnung der richtige Weg. Wer bilanzieren muss und wann, erklärt der Artikel EÜR oder Bilanz.

Umsatzsteuer

Der Abschnitt mit den meisten Weichenstellungen:

Frage	Worum es geht
Voraussichtlicher Umsatz	Grundlage für die Prüfung der Kleinunternehmerregelung und für den Voranmeldungszeitraum
Kleinunternehmerregelung	Anwenden oder verzichten; der Verzicht bindet für fünf Jahre
Ist- oder Sollversteuerung	Wann die Umsatzsteuer fällig wird: bei Zahlungseingang oder bei Leistung
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	Nötig für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten und für Leistungen ausländischer Anbieter

Die Kleinunternehmerregelung hat einen eigenen Artikel: Kleinunternehmerregelung: Umsatzgrenzen und Folgen.

Istversteuerung bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer erst abführen, wenn der Kunde bezahlt hat. Das schont die Liquidität. Sie wird auf Antrag gewährt, etwa wenn der Vorjahresumsatz unter einer gesetzlichen Grenze liegt oder Sie freiberuflich tätig sind. Für Gründer mit Rechnungen auf Ziel ist das fast immer der bessere Weg. Beantragen Sie sie direkt im Fragebogen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollten Sie beantragen, wenn Sie Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Staaten haben oder digitale Dienste ausländischer Anbieter nutzen. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben, der Antrag läuft über den Fragebogen.

Lohnsteuer

Wenn Sie Personal einstellen wollen, geben Sie die voraussichtliche Zahl der Beschäftigten und die Lohnsumme an. Daraus ergibt sich der Turnus für die Lohnsteuer-Anmeldung. Wer zunächst allein startet, kann diesen Teil leer lassen und meldet Arbeitgeberpflichten später nach.

Bauleistungen

Wer Bauleistungen erbringt, kann eine Freistellungsbescheinigung beantragen. Ohne sie müssen Auftraggeber einen Teil Ihrer Rechnung als Bauabzugsteuer einbehalten. Für Handwerksbetriebe im Bau ist das ein wichtiger Punkt.

Besonderheiten bei Gesellschaften

Bei einer GbR gibt es zwei Ebenen. Die Gesellschaft meldet sich mit dem Fragebogen für Personengesellschaften an und erhält eine eigene Steuernummer. Der Gewinn wird für die Gesellschaft festgestellt und den Gesellschaftern zugerechnet, die ihn in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung versteuern. Halten Sie im Fragebogen die Gewinnverteilung so fest, wie sie im Gesellschaftsvertrag vereinbart ist.

Bei GmbH und UG meldet die Gesellschaft sich selbst an, in der Regel nach der Eintragung ins Handelsregister oder schon als Vorgesellschaft nach der notariellen Gründung. Gefragt wird nach Gesellschaftern, Geschäftsführung, Stammkapital und den erwarteten Ergebnissen für Körperschaft- und Gewerbesteuer. Geschäftsführende Gesellschafter, die ein Gehalt beziehen, sind steuerlich Arbeitnehmer der Gesellschaft. Dann ist der Abschnitt zur Lohnsteuer auszufüllen, auch wenn sonst niemand angestellt ist.

Unabhängig von der Rechtsform gilt: Die Angaben im Fragebogen sollten zu Businessplan, Gesellschaftsvertrag und Handelsregister passen. Widersprüche führen zu Rückfragen und verzögern die Steuernummer.

Wenn sich Angaben später ändern

Der Fragebogen ist eine Momentaufnahme zum Start. Ändert sich danach etwas Wesentliches, teilen Sie es dem Finanzamt formlos oder über ELSTER mit. Dazu gehören ein Umzug des Betriebs, eine neue Bankverbindung, eine deutlich andere Umsatz- oder Gewinnentwicklung, die Einstellung erster Mitarbeiter oder der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung. Wird die Tätigkeit beendet, gehört auch das gemeldet, damit keine Vorauszahlungen weiterlaufen. Wer seine Angaben aktuell hält, vermeidet Schätzungsbescheide und überraschende Nachforderungen.

Nach der Abgabe

Das Finanzamt prüft die Angaben, stellt gegebenenfalls Rückfragen und vergibt die Steuernummer. Mit ihr schreiben Sie Rechnungen. Bis sie da ist, können Sie Leistungen erbringen, sollten Rechnungen aber erst mit Steuernummer ausstellen oder später berichtigen. Mit der Steuernummer kommen auch die Bescheide über die Vorauszahlungen. Tragen Sie die Fälligkeiten in Ihren Kalender ein und prüfen Sie, ob die Beträge zu Ihrem Liquiditätsplan passen.

Typische Fehler

• Frist verpasst: Die Anzeige ist innerhalb eines Monats fällig. Wer zu spät kommt, riskiert Schätzungen und Rückfragen.
• Vage Tätigkeitsbeschreibung: Unklare Formulierungen führen zu Rückfragen oder zu einer falschen Einordnung als Gewerbe.
• Schätzung aus dem Bauch: Werte ohne Bezug zum Businessplan führen zu unpassenden Vorauszahlungen.
• Kleinunternehmer gewählt, obwohl die Kunden Unternehmen sind: Damit verschenken Sie den Vorsteuerabzug ohne Preisvorteil.
• Istversteuerung nicht beantragt: Dann wird die Umsatzsteuer mit der Leistung fällig, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat.
• USt-IdNr. vergessen: Spätestens bei der ersten Werbekampagne oder Software aus dem EU-Ausland wird sie gebraucht.

Checkliste Fragebogen